WHISTLEBLOWING POLICY

Procedura per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite e di irregolarità

 

La Società, al fine di dare applicazione alla normativa contenuta nel D. Lgs nr. 24/2023, mette a disposizione dei possibili segnalanti un Portale mediante il quale effettuare le segnalazioni - “Portale Whistleblowing” - idoneo a garantire, secondo le modalità previste, la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione delle segnalazioni.

La policy regola tutte le fasi del processo: l’effettuazione della segnalazione e la sua ricezione da parte dei destinatari, l’analisi, il trattamento della segnalazione, garantendo la riservatezza del segnalante (e del segnalato) e la sua incolumità da possibili azioni ritorsive e/o discriminatorie conseguenti alla stessa segnalazione.

 

1. Obiettivi e ambito di applicazione

La presente Policy garantisce i principi di riservatezza, protezione dell’anonimato e divieto di ritorsione, in conformità con le normative nazionali e internazionali applicabili.

I destinatari della presente procedura sono i soggetti (specificamente indicati al successivo punto 3) che, venuti a conoscenza di fatti potenzialmente oggetto di segnalazione, sono invitati ad effettuare la stessa con tempestività secondo le modalità di seguito descritte, astenendosi dall’intraprendere iniziative autonome di analisi e/o approfondimento.

L’invito è quello di segnalare le condotte illecite in ambito aziendale, al fine di permettere che siano interrotti tempestivamente e vengano intraprese azioni nei confronti dei loro autori. Una non adeguata gestione delle segnalazioni può comportare per la Società il rischio di azioni legali o sanzioni, nonché impatti negativi sulla sua immagine e reputazione.

Nel caso in cui si abbia notizia certa o il ragionevole sospetto, fondato su elementi di fatto precisi e concordanti, che si sia verificata o che possa verificarsi una delle condotte sopraindicate, si può effettuare una segnalazione con assoluta garanzia di riservatezza in tutti gli stadi del procedimento, tramite uno dei canali messi a disposizione dalla Società.

 

2. Cosa si può segnalare

L’istituto del whistleblowing è uno strumento giuridico concepito per tutelare i lavoratori e consentire di segnalare illeciti presenti all’interno della struttura di appartenenza ai soggetti incaricati.

Non esiste alcuna lista specifica degli illeciti che possano essere oggetto di segnalazione.

In pratica, per quanto riguarda l’oggetto della segnalazione, l’apparato normativo della fattispecie cita illeciti, comportamenti, reati o rischi, avvenuti, tentati o premeditati, a danno dell’interesse economico e patrimoniale della Società. Volendo comunque tentare di redigere una lista, è possibile raggruppare le diverse azioni, omissioni o i differenti comportamenti sanzionabili nelle seguenti categorie di violazioni:

• in generale, perseguibili sotto il profilo legale (es. di tipo penale, amministrativo, etc.);
• in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali alla Società e/o alla sua immagine, ma anche ad altri dipendenti o a chiunque svolga attività presso il medesimo ambito imprenditoriale;
• in grado di generare danni all’ambiente o alla salute e alla sicurezza del personale, dei clienti o dei cittadini.

 

3. Soggetti legittimati a presentare la segnalazione - Destinatari

La Società si è dotata di una piattaforma nella quale è indicato l’indirizzo informatico di riferimento cui inviare eventuali segnalazioni.

L’ accesso all’ indirizzo di posta elettronica citato è un diritto esclusivo del responsabile whistleblowing e del Garante per la Protezione dei Dati Personali (GPDP), che garantiscono la riservatezza e la tutela del segnalante.

Analogamente, se la segnalazione dovesse essere trasmessa attraverso canali diretti, è necessario, presso la sede della Società, collocare una cassetta esclusivamente dedicata alla ricezione della posta indirizzata ai soggetti destinatari.

Anche in questo caso vengono assicurati i requisiti di riservatezza sopra esposti.

Quanto ai soggetti legittimati a presentare la segnalazione, le stessa può essere inviata da:

• i vertici aziendali ed i componenti degli organi sociali societari;
• i lavoratori dipendenti;
• i lavoratori autonomi, i liberi professionisti ed i consulenti;
• i lavoratori e i collaboratori che svolgono la propria attività presso la Società e che forniscono beni o servizi, i volontari, i tirocinanti (art. 3).

 

4. Principi generali

La Società si impegna a rispettare i principi generali nella gestione del processo di Whistleblowing di seguito descritti, nonché a richiedere che i segnalanti e le persone coinvolte li rispettino per quanto rientrante nella loro competenza:

• riservatezza: la Società garantisce la riservatezza dei segnalanti, delle segnalazioni e delle informazioni contenute al loro interno;
• imparzialità: l’analisi e il trattamento delle segnalazioni verranno eseguiti senza soggettività, indipendentemente dalle opinioni e dagli interessi delle persone responsabili della loro gestione;
• buona fede: le tutele al segnalante saranno applicabili anche nei casi in cui la segnalazione si riveli infondata, qualora sia stata fatta in buona fede (ovvero il segnalante aveva motivi fondati di ritenere che le informazioni relative alle Violazioni fossero vere al momento della segnalazione e che le informazioni rientrassero nell’ambito della Policy); nessun segnalante può approfittare di tali tutele per evitare una sanzione disciplinare a proprio carico.

 

5. Gestione delle segnalazioni
   1. Canale interno delle segnalazioni

Ai sensi dell’art. 4 del Decreto nr. 24/2023, gli enti privati, rientranti nel perimetro di applicazione della disciplina sul whistleblowing, sono obbligati ad attivare un canale di segnalazione interno adeguato, che presenti i requisiti richiesti dalla normativa.

I canali di segnalazione interna, per essere ritenuti adeguati, devono essere idonei ad assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone coinvolte, del contenuto della segnalazione e della documentazione a essa relativa.

Per quanto attiene agli strumenti concreti attraverso cui attivare il canale di segnalazione interno, la Società ha reso disponibili due canali di segnalazione in forma scritta:

• analogico. All’interno della Società sarà disponibile una cassetta da lettere dedicata a tale scopo. Usufruendo di questa procedura il segnalante dovrà essere al corrente che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse, includendo, nella prima, i suoi dati identificativi, unitamente a un documento di identità; nella seconda, l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere collocate all’interno di una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata al gestore della segnalazione”. 

 

• informatico

Sussiste, altresì, anche una forma orale di segnalazione; questa verrà espletata - su richiesta del segnalante - attraverso l’incontro diretto con il gestore della segnalazione, che deve essere fissato entro un tempo ragionevole.

 

0. 2. Contenuto ed invio delle segnalazioni
1. Contenuto

Le segnalazioni devono riguardare situazioni, fatti, circostanze di cui il soggetto sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro. Vi rientrano, pertanto, fatti appresi in virtù della funzione rivestita, ma anche notizie acquisite in occasione e/o a causa dello svolgimento delle mansioni lavorative, sia pure in modo casuale.

Nella segnalazione devono risultare chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto;
• le generalità, o altri elementi che consentano di identificare il soggetto a cui attribuire i fatti segnalati.

È, inoltre, utile allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di soggetti che possano contribuire a fornire un quadro, il più completo possibile, di quanto segnalato.

Il contenuto della segnalazione, oltre ad indicare condotte illecite, deve rispondere alla salvaguardia dell’integrità della Società; la valutazione della sussistenza di tale interesse spetta a colui che gestisce la segnalazione.

2. Invio delle segnalazioni

L’invio delle segnalazioni può avvenire attraverso il seguente canale informatico:

https://astegiudiziarie.segnalazioni.net

I soggetti competenti per la gestione delle segnalazioni sono: il Responsabile whistleblowing ed il Garante per la Protezione dei Dati Personali (GPDP).

L’intero processo garantisce ai segnalanti la tutela da pressioni e discriminazioni, dirette o indirette, dei soggetti deputati alla verifica delle segnalazioni.

L’identità del segnalante non è mai rivelata senza il suo consenso, salvo i casi in cui le verifiche condotte a seguito della segnalazione non ricadano nella fattispecie di indagini penali, amministrative o tributarie, oppure diano origine ad un procedimento disciplinare basato unicamente sulla denuncia ricevuta, per il quale la conoscenza dell’identità dell’autore della segnalazione sia assolutamente indispensabile per la difesa di chi viene accusato.

I soggetti competenti:

• Tutelano l’identità del segnalante e non ne consentono la rivelazione se non dietro suo esplicito consenso;
• Tutelano l’identità del segnalato;
• Mantengono la riservatezza dell’informazione in ogni contesto successivo alla segnalazione;
• Consentono la gestione informatizzata delle segnalazioni alle funzioni aziendali preposte al ricevimento e alla verifica delle stesse.

I dati personali acquisiti all’interno delle segnalazioni sono trattati nel pieno rispetto della vigente normativa sulla privacy, con particolare riguardo all’identità del segnalante.

3. Come inviare le segnalazioni

Il sistema Segnalazioni.net prevede due modalità che possono essere presenti contemporaneamente o meno, in base alle scelte del Responsabile del Whistleblowing:

• Utente Registrato: crei un account tramite il quale accedi con username e password (scelte dal segnalante) alle tue segnalazioni. In questo caso la tua identità è disponibile al destinatario Responsabile, ma è separata dalla segnalazione e nascosta.
• Utente non registrato: crei la segnalazione e accedi ad essa tramite i codici rilasciati dal sistema. Custodisci con cura il codice e la password perché in caso di smarrimento non avrai più accesso alla tua segnalazione. Se hai indicato nome e cognome, la tua identità resterà nascosta ma accessibile solo al destinatario della segnalazione. Se preferisci restare anonimo, se questa modalità è stata prevista, non indicare riferimenti che potrebbero far risalire alla tua identità. Se alleghi dei file, ricorda di verificare che non contengano riferimenti alla tua identità, anche all’interno dei metadata. Se richiesto dal Responsabile, potrai comunicare la tua identità, successivamente, tramite l’area messaggi.

4. Chi gestisce la segnalazione e come

La segnalazione viene gestita dal Responsabile del Whistleblowing e dal Garante per la Protezione dei Dati Personali (GPDP). Inoltre, sulla base della gravità delle violazioni segnalate, le informazioni saranno vagliate da un Gruppo di lavoro composto da più persone.

5. Verificare dell'andamento della segnalazione

Se sei un utente REGISTRATO o hai indicato l’indirizzo e-mail come UTENTE NON REGISTRATO, riceverai una notifica via email nel caso in cui il Responsabile voglia richiederti ulteriori informazioni o chiarimenti.

Se non ricevi notifiche, verifica anche nella casella dello spam. Ad ogni modo è consigliabile accedere periodicamente alla segnalazione per verificare direttamente eventuali richieste o semplicemente per consultare lo stato di lavorazione.

Per motivi di riservatezza, non utilizzare un indirizzo di posta aziendale.

6. Integrazione della segnalazione

Dopo aver inviato la segnalazione, questa può essere integrata accedendo alla segnalazione stessa e inserendo un messaggio nell’area “messaggi”.

7. Gestione dell’identità

Le segnalazioni e l'identità del Whistleblower sono altamente riservate; il software nasconde l’identità del segnalante. L'accesso all'identità del segnalante è comunque concesso esclusivamente al responsabile della segnalazione, tramite una procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione. Nel caso in cui il responsabile abbia visualizzato l’identità del segnalante, questo verrà informato dalla piattaforma tramite un avviso.

Per maggior riservatezza ti suggeriamo di:

• non inserire dati personali che potrebbero far risalire alla tua identità nella descrizione del fatto segnalato;
• non utilizzare un indirizzo email aziendale per la registrazione o per ricevere notifiche dal sistema;
• non inviare una segnalazione dalla tua postazione di lavoro.

 

8. Verifica delle segnalazioni

Il Responsabile delle Segnalazioni esamina la segnalazione per valutare se è fondata; avvia una analisi preliminare per determinare se vi siano elementi sufficienti che possano configurare una violazione potenziale o effettiva. In caso di esito positivo, la segnalazione viene ulteriormente approfondita. Contrariamente, la segnalazione viene archiviata nel rispetto della normativa sulla conservazione dei dati.

Il Segnalante ne viene informato.

Le segnalazioni saranno oggetto di analisi preliminare da parte del Responsabile per verificare la presenza di dati ed informazioni utili al fine di valutare la loro fondatezza. Durante l’analisi lo stesso potrà avvalersi - per specifici aspetti trattati nelle segnalazioni e qualora ritenuto necessario - del Gruppo di lavoro, di altre funzioni aziendali per quanto rientrante nella loro competenza e di professionisti esterni, e potrà richiedere ulteriori informazioni e/o documentazione al segnalante mediante la chat disponibile sul Portale.

Nel caso in cui alla conclusione di questa fase emerga l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o l’infondatezza dei fatti richiamati, la segnalazione sarà archiviata con le relative motivazioni.

Laddove, a seguito delle analisi preliminari emergano o siano comunque desumibili elementi utili e sufficienti che accertino la fondatezza della segnalazione, verrà avviata la successiva fase attinente agli approfondimenti specifici.

1. Approfondimenti specifici

Il Responsabile whistleblowing ed il Gruppo di lavoro provvederanno a:

• avviare le analisi specifiche avvalendosi, se ritenuto opportuno, delle strutture competenti della Società o di esperti e periti esterni alla Società;
• concordare con il management responsabile della funzione interessata dalla segnalazione, l’eventuale attività da intraprendere, anche a tutela degli interessi della Società (ad es. azioni giudiziarie, sospensione/cancellazione di fornitori dall’Albo fornitori);
• richiedere, se possibile, l’avvio di un procedimento disciplinare nei confronti del segnalante nel caso di segnalazioni compiute in malafede e/o con l’intento meramente diffamatorio; tutto ciò eventualmente confermato anche dall’ infondatezza della stessa segnalazione;
• concludere l’istruttoria in qualunque momento se, durante il suo corso, sia accertata l’infondatezza della segnalazione;

Le attività sopra descritte non sono necessariamente svolte in maniera sequenziale.

 

6. Riservatezza

Nell’incoraggiare i destinatari a segnalare tempestivamente qualsiasi violazione, la Società garantisce la riservatezza di ciascuna segnalazione e delle informazioni contenute al suo interno, ivi compresa l’identità del segnalante, della/e persona/e segnalata/e, dei facilitatori e di ogni altro soggetto coinvolto. Le loro identità non saranno comunicate ad alcuno al di fuori del Responsabile delle segnalazioni, salvo:

• laddove forniscano il proprio consenso esplicito, oppure abbiano intenzionalmente divulgato la propria identità in altri ambiti;
• la comunicazione è un obbligo necessario e proporzionato nell’ambito di indagini da parte delle Autorità o di procedimenti giudiziari, ai sensi della normativa applicabile.

 

7. Conservazione della documentazione e tutela della Privacy

Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, il Responsabile whistleblowing cura l’archiviazione di tutta la documentazione di supporto della segnalazione per un periodo pari a 2 anni dalla chiusura della segnalazione.

Gli eventuali dati personali e sensibili contenuti nella segnalazione, inclusi quelli relativi all’ identità del segnalante o di altri individui, verranno trattati nel rispetto delle norme per la protezione dei dati personali e della Policy adottata dalla Società.

Le informazioni contenute nelle segnalazioni che costituiscono segreti commerciali non possono essere usate o divulgate per finalità diverse da quelle necessarie per risolvere la segnalazione.

 

8. Divieto di ritorsione

La Società non tollera alcuna forma di minaccia, ritorsione o discriminazione, tentata o effettiva, ai danni dei segnalanti, dei facilitatori, delle persone correlate, delle persone segnalate e di chiunque abbia collaborato alle indagini per comprovare la fondatezza della segnalazione.

La Società si riserva il diritto di intraprendere azioni adeguate contro chiunque ponga in essere, o minacci di porre in essere, atti di ritorsione contro i soggetti elencati in precedenza, fatto salvo il diritto delle parti coinvolte di tutelarsi legalmente qualora siano state riscontrate responsabilità di natura penale o civile legate alla falsità di quanto dichiarato o segnalato.

La Società può intraprendere le più opportune misure disciplinari e/o legali per quanto consentito dalla normativa applicabile localmente, a tutela dei propri diritti, dei propri beni e della propria immagine nei confronti di chiunque abbia effettuato in mala fede segnalazioni false, infondate od opportunistiche e/o al solo scopo di calunniare, diffamare o arrecare pregiudizio alla persona segnalata o ad altre parti coinvolte nella segnalazione.

L’esercizio dei diritti degli interessati previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali potrà essere limitato ove necessario per garantire il pieno rispetto della normativa whistleblowing applicabile e per tutelare la riservatezza delle segnalazioni e degli interessati.

 

14 Dicembre 2023

IL GRUPPO DI LAVORO WHISTLEBLOWING